Dein Büro.
Ein Login. Alles drin.

Verwalte Kunden, Unternehmen und Ansprechpartner zentral. Kontaktdaten, Anfragen und zugehörige Vorgänge helfen dir, Kunden persönlich und nachvollziehbar zu betreuen. Mit Suche, Filtern und Suchvorschlägen findest du die benötigten Informationen schneller.

Erstelle individuelle Angebote mit Leistungen, Preisen und wiederverwendbaren Vorlagen. Ergänze optionale Leistungen, Mengenpreise und Rabatte. Kunden können veröffentlichte Angebote online ansehen, Leistungen auswählen und mit ihrer Unterschrift bestätigen. Aus der Annahme entsteht ein Auftrag; eine Auftragsbestätigung lässt sich als Dokument erzeugen.

Verbinde deine Postfächer, suche Nachrichten und nutze Antwortvorlagen. Ordne E-Mails Kunden oder Anfragen zu. Lese- und Bearbeitungsstatus sind getrennt: Du erkennst, welche Nachrichten ungelesen sind und welche noch bearbeitet werden müssen.

Berechne Routen und Entfernungen über die angebundene Routenberechnung. Lege Kilometerpreise fest und wähle einfache Strecke oder Hin- und Rückfahrt. Die berechneten Fahrtkosten kannst du anschließend in dein Angebot übernehmen.

Schreibe freie Rechnungen für einen Kunden oder übernimm Leistungen aus Angebot oder Auftrag. Erfasse Leistungsdaten und Zahlungsbedingungen, nutze Positions- und Gesamtrabatte sowie Skonto und kontrolliere den Entwurf in der PDF-Vorschau. Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen stehen für die jeweils unterstützten Abläufe bereit.

TotalDesk unterstützt Rechnungen im PDF-Format sowie die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD. Eingehende E-Rechnungen kannst du hochladen und prüfen. Erkannte Rechnungsangaben erleichtern die weitere Bearbeitung; das Original bleibt erhalten.

Lade PDF-, Bild- oder XML-Dateien hoch oder fotografiere Rechnungen mit dem Handy und korrigiere die Dokumentränder vor dem Upload. Die automatische Belegerkennung schlägt Angaben zur Prüfung vor. Ergänze Kategorien, Steuerangaben und Zahlungsinformationen; teile Beträge bei Bedarf auf. Dauerbelege verwalten Intervalle, Fälligkeiten und Betragshistorie. Bei unterstützten Fremdwährungsbelegen lassen sich Dollarbeträge anhand des Rechnungsdatums in Euro umrechnen.

Behalte mehrere eingerichtete Bankkonten gemeinsam im Blick. Über die vorhandene FinTS-Anbindung kannst du Umsätze unterstützter Banken abrufen und Rechnungen oder Belegen zuordnen. So siehst du, welche Zahlungen zugeordnet sind und wo noch Klärungsbedarf besteht.

Verfolge offene Beträge und Fälligkeiten. Bereite Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit Vorlagen, Fristen und Mahnstufen vor. Damit bleiben der Ablauf für ausstehende Zahlungen und die zugehörige Kommunikation nachvollziehbar.

Ordne Einnahmen und Ausgaben zu, verwalte Anlagen und verfolge Zahlungen. Auswertungen und Arbeitsbögen helfen bei der Aufbereitung deiner Unternehmenszahlen. Für die Steuerkanzlei steht ein konfigurierbarer DATEV-Export bereit; Kontenrahmen, Berater- und Mandantenangaben lassen sich hinterlegen.

Organisiere unterschiedliche Marken oder Geschäftsfelder mit getrennten Bereichen. Ordne Kunden, Postfächer und Vorgänge passend zu und wechsle zwischen Gesamtübersicht und einzelnen Bereichen. Bereichsbezogene Berechtigungen steuern den Zugriff deiner Mitarbeitenden.

Verwalte Mitarbeiterstammdaten und bereite monatliche Lohndaten vor. Individuelle geschützte Erfassungslinks erleichtern neuen Mitarbeitenden die Übermittlung ihrer Angaben und Bescheinigungen. Die Mitarbeiterverwaltung unterstützt zunächst Teams mit bis zu 25 Mitarbeitenden.

Passe die Startseite mit wichtigen Widgets an. Behalte Anfragen, ungelesene E-Mails, Aufgaben und Unternehmenszahlen im Blick und nutze die zentrale Suche. TotalDesk lässt sich auf unterstützten Geräten zum Homescreen hinzufügen. Konfigurierbare Benachrichtigungen informieren beispielsweise über neue E-Mails, Fristen und unterschriebene Angebote.

Persönliche Benutzerkonten, Zwei-Faktor-Anmeldung, Passkeys und rollenbezogene Rechte schützen den Zugang. Aktivitäten werden protokolliert; verschlüsselte Sicherungen unterstützen die Datensicherung.